El tratamiento archivístico de los documentos en las fases de archivo de oficina y central (página 2)

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Instalación, que consiste en colocar
físicamente los documentos en el lugar donde deben
conservarse.

El archivo de oficina posee una utilidad inmediata para
la acción administrativa por lo que el acceso a la
documentación debería ser especialmente
ágil.

Al mismo tiempo, dicho documentación debe estar
controlada para evitar que con el movimiento de sus fondos, estos
puedan extraviarse o separarse. Con el fin de conseguirlo, el
encargado del archivo de cada oficina debe registrar el
movimiento de dichos fondos, dejando constancia del expediente
prestado u consultado, el nombre de la persona interesada, su
firma, y las fechas de préstamo y
devolución.

Con el fin de preservar la integridad de documentos
valiosos o bien de aquellos consultados de manera habitual es
recomendable librar una fotocopia de los mismos.

El tratamiento
archivístico en la fase de archivo
central

El archivo central recibe la totalidad de los
expedientes en los que se haya dictado actos administrativos de
resolución que afecten de alguna manera a los derechos e
intereses de la Administración o de los ciudadanos, cuando
dichos actos se han convertido en firmes y se han practicado por
parte de la Administración aquellas actuaciones que
habrán conducido a la total ejecución de sus
pronunciamientos.

Los documentos de esta fase de archivo deben ser
tratados por el archivero, son objeto de consulta frecuente por
parte de los gestores de la documentación y, de manera
puntual -directa o indirectamente- por el ciudadano.

Los documentos en esta fase de archivo poseen vigencia
jurídica y administrativa y deben permanecer en esta fase
hasta un máximo de diez años a partir de su
ingreso, salvo excepciones razonadas.

Además de las funciones propias de cada fase de
archivo, en los archivos centrales se realiza la asistencia
técnica a los archivos de oficina para su
organización y servicio. Al mismo tiempo, desde el archivo
central se ayuda a las oficinas a preparar las transferencias en
los plazos estipulados y se realizaron su colaboración el
análisis de la producción documental, la
identificación de las series documentales, el
establecimiento de los diversos valores de los documentos y un
primer avance de su posible valor histórico.

El tratamiento archivístico en esta fase de
archivo consta de diversas operaciones, tareas y
procedimientos:

Identificación, que procede
básicamente de las Relaciones de Entrega, donde
constan el órgano productor, con sus unidades, la
función y el tipo documental. Esta
identificación básica se completa con un
estudio exhaustivo posterior.
Clasificación, en series documentales, que es
como se han recibido las transferencias de las
oficinas.
Ordenación, que viene dada por las
oficinas.
Descripción, reflejada a través de
diversos instrumentos de control y de
información.
Instalación, tarea en la que los documentos
se colocan en cajas de cartón y se instalan en
depósitos.
Valoración de las Series Documentales,
procedimiento esencial que consiste en establecer en cada una
de ellas los valores que poseen sus documentos en
función de los efectos que causan, de la
información que contienen o de la importancia como
fuente primaria para la historia o la ciencia y en el
establecimiento de la prescripción de sus
valores.

El responsable del archivo central debe recabar de las
diversas oficinas una serie de informaciones, necesarias para el
análisis de cada serie documental:

identificar las competencias y normas de
procedimiento que se aplican a cada tipo
documental
información sobre el trámite, que
permitirá saber qué organismos intervienen en
el mismo, con el fin de ssaber si se conservan duplicados en
otras oficinas
información para el conocimiento de los
valores de la serie documental y su período de
prescripción
información sobre la frecuencia de consulta
en la oficina, lo que determina el período de
permanencia en cada fase
información sobre la reproducción del
contenido de los documentos en otros documentos o en
instrumentos de control.

Respecto a la organización de un archivo central,
además de las Relaciones de entrega u Hojas de
remisión hay que elaborar:

Los Registros de entrada, uno para libros y otro
para cajas
Un Inventario General, en fichas, según el
cuadro de clasificación establecido
Un Índice General, que recoge por orden
alfabético los nombres de personas, lugares o
materias, además de las signaturas y los
dígitos de clasificación.